Trygg hantering av personuppgifter

Fluid Translation behandlar era personuppgifter när vi hantera era beställningar, i översättning av personliga dokument som intyg samt för att kontakta dig. Här ser du tydligt vilka uppgifter vi samlar in, varför vi gör det, och hur de används, sparas och skyddas.

Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till Fluid Translation. Fluid Translation vill med denna integritetspolicy visa hur Fluid Translation säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med tillämplig lagstiftning. Fluid Translation värnar om sina kunders, underleverantörs och övriga personers personliga integritet och strävar efter att skydda dessas personuppgifter på ett säkert sätt. Denna policy hjälper dig som kund att bland annat förstå vilken slags information Fluid Translation samlar in och hur den används.

 

Vilka personuppgifter samlas in?

De personuppgifter vi samlar in är i första hand sådana som du själv uppger (som namn, telefonnummer, e-post, fakturaadress, mm) när du kontaktar oss i ett ärende, gör en beställning eller prenumerera på vårt nyhetsbrev. Personuppgifter kan också lämnas som en del av ett översättningsärende, t ex en årsredovisning eller intyg.


Fluid Translations behandling av dina personuppgifter

De personuppgifter vi sparar in kan delas in i följande kategorier:

1.      Kontaktinformation, som namn, företag, adress, e-post, mm.
2.      Faktureringsinformation, som organisationsnummer och fakturaadress.
3.      Beställningshistorik, dina tidigare beställningar.
4.      Arbetsdokument, som kan innehålla personuppgifter.

Syftet med behandling av kontaktinformation och faktureringsinformation är att administrera beställningar, hålla kontakt under uppdragets gång och efteråt, sprida information om vår verksamhet och möjliggör marknadsföring. Om du lämnat dina kontaktuppgifter för att vi ska utföra ett uppdrag åt dig sparar vi dem för att vi ska kunna hålla kontakt under uppdragets gång och efteråt. Om du har gjort en beställning hos oss sparar vi all dokumentation som offerter, avrop, fakturor, avtal, bankunderlag och mejlkommunikation så länge de är relevanta i affärssyfte och enligt lag. Dessa sparas oftast i mejlprogram och kontaktbok. Vi har också ett kundregister i vårt projektledningssystem som vi håller uppdaterad med kontaktuppgifter och faktureringsunderlag. Fakturaunderlaget som sparas i ekonomisystemet innehåller företagets namn, kontaktperson och adress, och dessa sparar vi enligt bokföringslagen.

I vårt mejlprogram (Gmail) sparar vi alla företagskorrespondens för att kunna ge dig bästa service när vi har kontakt på nytt. Där sparar vi den personinformation som har skickats via mejl, t ex i din e-postsignatur. Där sparar vi också överenskommelser om uppdrag, termfrågor, projektfrågor, och annat vi diskuterat kring uppdragen mm. Dessa innehåller oftast inte personuppgifter. Om du skickar känslig information som du vill att vi ska radera när uppdraget är slutfört, vill vi att du informera oss om det.

Beställningshistoriken sparas  för att säkerställa kvalité i uppföljningsarbete och för att ge dig bästa service vid nästa uppdrag. Det är en viktig del av att kunna ge så bra kvalité i våra tjänster som möjligt. För att kunna vara en skicklig partner använder vi de uppgifter du tillhandahåller för att identifiera dig, ditt företag och dina beställningar.

Det kan förekomma personuppgifter i de texter vi översätter eller granskar åt dig. Till exempel namn i pressmeddelande, namn på personer som intervjuats för artiklar, biografi på styrelsemedlemmar i årsredovisningar, mm. Vi sparar båda din källmaterial och den slutprodukt i sin helhet och i segmenterade form (mening för mening) i en databas lokalt hos oss. Dessa två källor använder vi för att kommande översättningar ska bli konsekventa eller för att kunna smidigt uppdatera uppdrag vid ändringar. Texterna sparas separat för varje kund. Vi delar databasen med underleverantörer för att översättningar ska bli konsekventa, och dessa underleverantörer har avtal med oss som personuppgiftsbiträde.


Var lagras personuppgifter?

Utlämning av personuppgifter

Personuppgiftsbiträden: Fluid Translation kan komma att lämna ut dina personuppgifter till tredje part, såsom till underleverantörer och IT-leverantörer. Fluid Translation upprättar avtal med alla personuppgiftsbiträden genom vilka de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav samt begränsningar och krav avseende internationell överföring av personuppgifter.

Fluid Translation lagrar de personuppgifter som Fluid Translation behandlar i våra e-postprogram och kontaktbok (Gmail). Därutöver använder sig Fluid Translation av andra molntjänster som tillhandahålls av Google och MailChimp. Fluid Translation har säkerställt att dina rättigheter garanteras vid överföringen till USA genom Googles, Squarespaces och MailChimps anslutning till EU-US Privacy Shield. Mer information finns tillgänglig på www.privacyshield.gov.


Dina rättigheter

Du har rätt att få se, göra ändringar i eller ta bort de uppgifter vi har om dig. Kontakta oss på e-post i så fall, så vidtar vi åtgärder snarast.


Kontakt

Har du frågor om hur Fluid Translation hanterar dina personuppgifter, eller om du vill nyttja dina rättigheter kontaktar du vår personuppgiftsansvarige, Larissa Ekonoja, på larissa@fluidtranslation.com, eller via brev till Fluid Translation AB, Gransångarevägen 11B, 19255 Sollentuna.